Effiziente Auftragsverarbeitung trotz unterschiedlicher Seitengrößen: So meistern Sie komplexe PDF-Dateien mit ColorGATE

In der modernen Druckproduktion gehören mehrseitige PDF-Dateien längst zum Alltag. Doch was tun, wenn diese Dateien nicht nur viele Seiten, sondern auch unterschiedliche Seitengrößen enthalten? Genau hier setzen die neuen Funktionen der ColorGATE-Software an. Sie ermöglichen eine hochgradig automatisierte, flexible und effiziente Verarbeitung – ganz ohne manuelle Vorarbeit.

In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie mehrseitige PDF-Dateien mit unterschiedlichen Seitengrößen einfach und effizient verarbeiten und organisieren, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: den reibungslosen Ablauf Ihrer Produktion. Hier finden Sie folgende Themen:

• Intelligente Aufteilung – direkt im Workflow
• Aufteilung von Aufträgen in Hotfolder
• Container-Funktion für mehr Übersicht
• Aufteilung einzelner Aufträge auf Auftragsebene
• Fazit: Maximale Effizienz, volle Kontrolle

Intelligente Aufteilung – direkt im Workflow

Die ColorGATE Software erkennt unterschiedliche Seitengrößen automatisch und bietet Ihnen mehrere intelligente Optionen zur Weiterverarbeitung.

Eine clevere Aufteilung in mehrere Aufträge gewährleistet, dass für jede Seite die richtigen Druckdaten erzeugt werden. So lassen sich selbst große Dateien oder Dokumente mit unterschiedlichen Formaten schnell und problemlos verarbeiten.

Mehrseitige PDF-Dateien – auch mit unterschiedlichen Seitengrößen – können direkt in der Software noch besser verarbeitet und organisiert werden. Durch die Aufteilung der mehrseitigen PDF-Datei in mehrere Aufträge ist die Software in der Lage, korrekte Druckdaten für alle Seiten innerhalb einer solchen Datei zu liefern, ohne dass Sie die Datei außerhalb der Software vorbereiten müssen. Denn mithilfe mehrerer neuen Optionen können Sie PDFs auf Basis der Seitenanzahl oder der Seitengröße in bis zu 20 einzelne Aufträge aufteilen und somit Ihren Produktionsworkflow optimal gestalten.

Aufteilung von Aufträgen in Hotfolder

Hotfolder sind das Herzstück der automatisierten Druckdatenverarbeitung in ColorGATE. In den Hotfolder-Einstellungen befinden sich mehrere neue Optionen zum Verarbeiten von mehrseitigen PDF-Dateien, die automatisch auf neu geladene PDFs angewandt werden. Im folgenden Auswahlmenü legen Sie fest, wie die Software mehrseitige PDFs mit unterschiedlichen Seitengrößen handhaben soll.

Mehr Kontrolle durch Aufteilung nach Seitengröße

Auf dem Reiter Rip stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Warnmeldung anzeigen: Diese Option gibt eine Warnung aus und skaliert alle Seiten auf die Breite und Höhe der ersten Seite. Der Auftrag wird mit einem Warnsymbol angezeigt. Er kann trotzdem gerippt und gedruckt werden. Er wird automatisch gerippt und gedruckt, wenn die Optionen RIP automatisch ausführen und Druck automatisch ausführen im Reiter Ablauf aktiviert sind.
• Auftragsverarbeitung abbrechen: Diese Option bricht die Auftragsbearbeitung mit einem Fehler ab. Der Auftrag wird mit einem Fehlersymbol angezeigt. Verwenden Sie diese Option, um unerwünschte Größenänderungen von Seiten in mehrseitigen PDFs zu vermeiden. Öffnen Sie die Auftragsinformation, um zu prüfen, welche Seiten vom Format der ersten Seite abweichen.
• Ab Version 25 bietet die ColorGATE Software die neue Option In Aufträge mit allen Seiten gleicher Größe aufteilen. Sie erzeugt einen Auftrag mit allen vorhandenen Seiten gleicher Größe, unabhängig davon, ob sie im Originaldokument in direkter Reihenfolge vorliegen. Dies hat den Vorteil, dass die einzelnen Aufträge keine unterschiedlichen Seitengrößen mehr enthalten. Die ursprüngliche Seitenreihenfolge existiert dann jedoch möglicherweise nicht mehr.
• In Auftr. mit aufeinanderfolgenden Seiten gl. Größe auft.: Auch diese Option ist ab Version 25 verfügbar. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden einzelne Aufträge nur mit aufeinanderfolgenden Seiten gleicher Größe erstellt. Das heißt, wenn in der Originaldatei eine Seite mit einer anderen Größe folgt, wird dafür ein separater Auftrag erstellt. Dies kann zu einer größeren Anzahl von Einzelaufträgen führen, aber die Seiten bleiben jedoch in der gleichen Reihenfolge wie im Originaldokument.

Sie können aufgeteilte Aufträge wie jeden anderen Auftrag behandeln, der auf einer mehrseitigen PDF-Datei basiert.

Aufteilung nach Seitengröße und mit einer (un-)definierten maximalen Seitenanzahl

Die Funktion Multipage-Dateien ist ab Version 25 verfügbar. Neben der Seitengröße lässt sich auch eine definierte maximale Seitenanzahl als Kriterium zur Aufteilung verwenden.

• Unverändert lassen (Standard): Diese Option gibt keine Vorgabe für die Seitenanzahl der aufgeteilten Aufträge.
• In Aufträge mit maximaler Seitenanzahl aufteilen: Mit dieser Funktion können Sie festlegen, dass mehrseitige PDFs in einzelne Aufträge mit einer maximalen Seitenanzahl aufgeteilt werden, wobei die Seitenobergrenze frei definierbar ist. Dies hat insbesondere bei sehr großen Dateien (oder Dateien mit sehr vielen Seiten) den Vorteil, dass diese in mehrere kleinere Dateien aufgeteilt und parallel verarbeitet werden können. Diese Funktion erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit erheblich. Wenn Sie In Aufträge mit maximaler Seitenanzahl aufteilen wählen, wird rechts neben dem Auswahlmenü ein zusätzliches Eingabefeld angezeigt, in dem Sie Werte zwischen 1 und 10.000 eingeben können. Der Standardwert ist 1.

Die aufgeteilten Aufträge übernehmen die Einstellungen des jeweiligen Originalauftrags, mit Ausnahme des Bereichs der Ausgabeseiten. Im Auftragsarchiv erben diese Aufträge den Namen des Auftrags, aus dem sie hervorgegangen sind, und den Seitenbereich, z. B. Smartstream_CC_60x40_Test_SplitPages_4-6.

Die Option In Aufträge mit allen Seiten gleicher Größe aufteilen / In Auftr. mit aufeinanderfolgenden Seiten gl. Größe auft. kann mit der Funktion In Aufträge mit maximaler Seitenanzahl aufteilen kombiniert werden. So kann eine PDF-Datei in einzelne Aufträge mit gleich großen Seiten und mit einer maximalen Seitenanzahl aufgeteilt werden.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Funktionen Unterschiedliche Seitengrößen und Multipage-Dateien auf dem Reiter RIP ausschließlich auf der Hotfolder-Ebene verfügbar sind. Sie finden diese Funktionen für einzelne Aufträge unter Auftragseinstellungen > Multipage-Auftrag aufteilen.... Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Aufteilung einzelnen Aufträge auf Auftragsebene.

Container-Funktion für mehr Übersicht

Damit Sie bei vielen aufgeteilten Aufträgen nicht den Überblick verlieren, gibt es ab Version 25 in den Hotfolder-Einstellungen auf dem Reiter Container die Option Container für geteilte Aufträge erstellen. Dadurch werden alle zusammengehörigen Aufträge automatisch in einem Container zusammengefasst und gedruckt. So bleiben alle zusammengehörigen Aufträge logisch gebündelt – entweder in Originalreihenfolge oder mediensparend ausgegeben.

Aufteilung einzelner Aufträge auf Auftragsebene

Sie möchten eine bereits geladene, mehrseitige Datei nachträglich aufteilen? Kein Problem.

Im Kontextmenü oder über den Menüpunkt Auftrag > Multipage-Auftrag aufteilen… stehen Ihnen dieselben Optionen zur Verfügung wie auf Hotfolder-Ebene – jedoch gezielt für einzelne Aufträge. Auch hier können Sie nach Seitengröße und maximaler Seitenanzahl aufteilen. Dadurch können die Druckdaten durch parallele Auftragsverarbeitung schneller erstellt werden.

So teilen Sie einen einzelnen Auftrag auf:

1. Gehen Sie zu Auftrag oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Auftrag > Multipage-Auftrag aufteilen.... Der Dialog Auftrag aufteilen öffnet sich.
2. Wählen Sie eine der Optionen aus dem Auswahlmenü Unterschiedliche Seitengrößen. Sie können entweder In Aufträge mit allen Seiten gleicher Größe aufteilen oder In Auftr. mit aufeinanderfolgenden Seiten gl. Größe auft. wählen. Diese Optionen verhalten sich auf die gleiche Art und Weise wie auf der Hotfolder-Ebene. Weitere Details finden Sie im Abschnitt Mehr Kontrolle durch die Aufteilung nach Seitengröße. Wenn die mehrseitige Datei keine Seiten mit unterschiedlichen Größen enthält, ist das Auswahlmenü Unterschiedliche Seitengröße ausgegraut.
3. Wählen Sie anschließend eine der Optionen aus dem Auswahlmenü Multipage-Dateien. Sie können Unverändert lassen oder In Aufträge mit maximaler Seitenanzahl aufteilen wählen. Auch diese Optionen verhalten sich exakt gleich wie auf der Hotfolder-Ebene. Weitere Details finden Sie im Abschnitt Aufteilung nach Seitengröße und mit einer (un-)definierten maximalen Seitenanzahl.
   Auch bei der Aufteilung einzelner Aufträge können Sie jede der Optionen aus Schritt 2 mit In Aufträge mit maximaler Seitenanzahl aufteilen kombinieren. So wird eine PDF-Datei in einzelne Aufträge mit Seiten derselben Größe und mit einer maximalen Seitenanzahl aufgeteilt.
4. Klicken Sie auf OK. Die aufgeteilten Aufträge werden als Verknüpfung im Auftragsarchiv angelegt. Nur der erste aufgeteilte Auftrag ist eine Kopie des Originalauftrags. Die aufgeteilten Aufträge übernehmen den Namen des Auftrags, aus dem sie stammen, und den Seitenbereich, z. B. Smartstream_CC_60x40_Test_SplitPages_4-6.

Fazit: Maximale Effizienz, volle Kontrolle

Mit den neuen Funktionen zur Aufteilung von mehrseitigen PDF-Dateien meistern Sie selbst komplexe Druckaufträge mühelos – ganz gleich, ob automatisch über Hotfolder oder manuell pro Auftrag.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Automatisierte Auftragsaufteilung nach Seitengröße und maximaler Seitenanzahl
• Optimierter Workflow durch parallele Verarbeitung
• Fehlervermeidung und Zeiteinsparung
• Volle Übersicht dank der Container-Funktion

 Bei Fragen oder Problemen melden Sie sich bei uns unter contact@colorgate.com.